Wielu kupców zastanawiało się zapewne w minionych miesiącach wiele razy, jakie powinny być ich priorytety w czasach pandemii COVID-19. Czy najważniejsza jest cena, ciągłość łańcucha dostaw czy może utrzymanie lub zwiększenie płynności finansowej? Być może nasi przełożeni lub klienci stawiają przed nami jeszcze inne wyzwania (z własnej praktyki zawodowej wiem np. że w ostatnich miesiącach wiele czasu poświęca się poszukiwaniu odzieży ochronnej, masek, przyłbic, tudzież środków dezynfekcyjnych). Klienci chcą je mieć dostępne natychmiast, w każdych ilościach i rozmiarach, a jednocześnie nie chcą kupować ich na zapas, bo boją się zostać z nadwyżką zapasów artykułów, które w pewnym momencie mogą przestać być potrzebne. Czy któryś z tych wątków wydaje się Wam znajomy?

Wydaje mi się, że nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na powyższe pytanie. Priorytety kupca będą zależeć od potrzeb i priorytetów jego klientów. Dla firm, które mają to szczęście, że popyt na ich produkty lub usługi jest w obecnyh czasach stały lub rosnący, priorytetem będzie zapewne utrzymanie ciągłości łańcucha dostaw lub zwiększenie jego wydajności. Dla firm, które zmagają się ze spadkiem popytu (a takich niestety jest całkiem sporo), ważniejsze będzie zmniejszanie stanów magazynowych, poprawa i zapewnienie ciągłości finansowej, która pomoże im przetrwać czas kryzysu, a także redukcja kosztów. W przypadku wzmiankowanych wcześniej środków ochronnych, priorytetem będzie jak najszybszy termin ich dostawy, zwłaszcza w sytuacji, kiedy ich brak ogranicza lub eliminuje możliwości produkcyjne firmy.

W obecnej sytuacji ważnym jest, aby nie bać się regularnie analizować, a w razie konieczności zmieniać listę swoich priorytetów, tak aby cały czas odpowiadać na potrzeby naszych klientów. Owszem, potrzeby te zapewne często się teraz zmieniają, ale tylko odpowiadając na nie, kupiec będzie mógł nadal wspierać strategię firmy i pomagać realizować jej cele. Trzymanie się celów wyznaczonych przed wybuchem pandemii, jakkolwiek kuszące i dające złudne poczucie stabilności, nie pomoże nikomu, a w skrajnych przypadkach może wręcz przyczyniać się do pogorszenia kondyncji finansowej naszego pracodawcy.

Ciekaw jestem Państwa opinii i doświadczeń z czasów pandemicznych. Mogą je Państwo zamieszczać w komentarzach lub przesyłać e-mailem na adres wbiszta@probuyer.biz.

Od zawsze byłem zwolennikiem możliwie bezpośredniego kontaktu ze sprzedawcami. O wiele łatwiej jest wyczuć intencje dostawcy, wysondować jego motywy czy też dopytać o szczegóły w rozmowie twarzą w twarz, niż przez telefon; jeszcze trudniej (choć wiele osób próbuje) jest to osiągnąć komunikując się poprzez email. Chcę być tutaj dobrze zrozumiany: email jest bardzo cennym i przydatnym narzędziem komunikacji w dzisiejszym świecie, jednak nie do prowadzenia dialogu. Rozmowa “na żywo” jest tutaj zdecydowanie skuteczniejsza.

W praktyce kupieckiej często spotykam się z sytuacją, gdzie składanie ofert odbywa się za pomocą poczty elektronicznej. Czasem jest to inicjatywa sprzedawcy, znacznie częściej kupca. Powodów może być tutaj kilka:

• kupiec może się obawiać, że może źle zrozumieć lub zinterpretować jakiś element oferty w bezpośredniej rozmowie,
• kupiec może się obawiać, że dostawca celowo złoży ofertę w sposób nieprecyzyjny, żeby później mieć pewne pole manewru w negocjacjach,
• kupiec może wreszcie obawiać się, że bezwiednie zareaguje na ofertę (pozytywnie lub negatywnie), dając w ten sposób przewagę w późniejszych negocjacjach sprzedawcy.

Moim zdaniem jednak znacznie lepiej jest zaprosić sprzedawcę do przedstawienia oferty bezpośrednio, niż przesłanie jej emailem. Wystarczy odpowiednio się do tego przygotować i pamiętać o kilku zasadach:

• skontaktujmy się wcześniej z dostawcą/sprzedawcą i jasno zakomunikujmy mu, że oczekujemy na spotkaniu przedstawienia oferty w formie pisemnej,
• przygotujmy sobie wcześniej listę pytań/kwestii, na które odpowiedzi będziemy oczekiwać w przedstawianej ofercie i w czasie spotkania upewnijmy się, że takie odpowiedzi uzyskaliśmy,
• w czasie spotkania skupmy się całkowicie na zrozumieniu oferty i zadawaniu pytań, które wyjaśnią nam wszelkie wątpliwości, jakie możemy mieć; zachęcam wręcz do uprzedzenia dostawcy na początku spotkania, że jego celem jest uzyskanie pełnej jasności co do meritum oferty, a nie dyskusja nad jej atrakcyjnością,
• jeśli dostawca próbuje sondować naszą natychmiastową reakcję na ofertę, przypomnijmy mu, że nie to jest celem spotkania; przydatne mogą być stwierdzenia w stylu: “nie widzę tutaj nic, co rażąco odstawałoby od moich oczekiwań, ale w pełni będę mógł się wypowiedzieć dopiero po pełnej analizie oferty” lub “struktura oferty jest zbieżna z moimi oczekiwaniami, a co do jej wartości to będę mógł powiedzieć coś więcej po dokładnym zapoznaniu się z nią”.

Zaletą przyjmowania ofert bezpośrednio jest zarówno efektywność (wbrew pozorom zajmuje to mniej czasu niż otrzymanie oferty pocztą i późniejszy dialog mający na celu pełne jej zrozumienie) jak i możliwość lepszego wyczucia intencji sprzedawcy. Te mogą ujawnić się zarówno poprzez sygnały werbalne (łatwiejsze do wyłapania w bezpośredniej rozmowie), jak i niewerbalne (możliwe do wyłapania jedynie w bezpośredniej rozmowie).

Tytuł nasunął mi się w czasie, kiedy czytałem o anomalii grawitacynej w Karpaczu (nota bene bardzo ciekawe zjawisko, polecam odwiedziny, jeśli zaniosą kogoś wakacyjne plany w stronę Karkonoszy). Nie zdradzając do końca tajemnicy rzeczonej anomalii, napiszę tylko, że ma ona podobnież związek ze złudzeniem optycznym. Ale co to ma do rzeczy w kontekście zakupów?

Jedną z ważniejszych zasad w negocjacjach jest ta, żeby nasze propozycje były stosunkowo najbardziej wartościowe dla drugiej strony, jednocześnie będąc stosunkowo jak najmniejszym obciążeniem dla nas. Prześledźmy poniższe dwa przykłady:

• • Nasza firma ma dobrą płynność finansową, a nawet nadwyżki kapitału. Jednocześnie wiemy, że dla dostawcy istotny jest krótki termin płatności, bo jego sytuacja finansowa nie wygląda najlepiej. Mamy w takiej sytuacji dobrą kartę przetargową, którą należy możliwie najlepiej wykorzystać w toku negocjacji. Dla nas skrócenie warunków płatności nie jest problemem, a dla dostawcy będzie dużym osiągnięciem.

• Nasza firma cieszy się dużym prestiżem na rynku, a dostawca próbuje zbudować portfolio klientów z wyższej półki. Pyta on nas w trakcie negocjacji, czy jeśli zostanie naszym dostawcą, to bylibyśmy skłonni udzielić mu referencji. Tutaj również zyskujemy mocną kartę przetargową, która jednak nic nas nie kosztując, jest bardzo cenna dla drugiej strony.

Istotną rzeczą jest, żeby odpowiednio taką kartę przetargową wykorzystać. Często popełnianym błędem jest oferowanie rzeczy, które są dla nas małymi albo wręcz żadnymi ustępstwami, bez uprzedniego zastanowienia się, jak cenne będą one dla naszego partnera w negocjacjach. Tymczasem sztuką jest możliwie dokładne określenie wartości danego ustępstwa dla drugiej strony i takież jej postrzeganie. W toku negocjacji możemy pomóc sobie w zrozumieniu prawdziwej wartości naszych propozycji dla drugiej strony następującymi pytaniami:

• • dlaczego jest to dla Państwa ważne?

• • co chcą Państwo przez to osiągnąć?

• • jakie znaczenie ma dla Państwa taka propozycja?

• jak nasza propozycja wpłynęłaby na Państwa ofertę?

Należy przy tym zaznaczyć, że subiektywne postrzeganie wartości propozycji może działać w dwie strony. Może również więc dojść do sytuacji, kiedy w naszym mniemaniu proponujemy drugiej stronie coś bardzo atrakcyjnego (z naszego punktu widzenia), ale dla niej ma to żadną albo znikomą wartość. Na przykład oferowanie wydłużenia terminu realizacji zamówienia dostawcy, który ma duże nadwyżki magazynowe raczej nie zrobi na nim większego wrażenia (podczas gdy mogłoby zrobić wrażenie na dostawcy, który ma napięte moce przerobowe). To właśnie jest tytułowe złudzenie optyczne.

Ktoś zapytał mnie ostatnio, jakie warunki dostawy są nakorzystniejsze. Czy lepiej kupować ex-works (EXW), czy z dostawą do magazynu (DDP lub DDU), czy może na jeszcze innych warunkach. Rzecz w tym, że nie ma jednych, najkorzystniejszych warunków dostawy. To, jakie warunki wybrać, zależy przede wszystkim od charakteru i wielkości naszych dostaw. Np. w sytuacji, kiedy będziemy pozyskiwać duże ilości towaru (liczone w kontenerach), warto się zastanowić nad warunkami EXW. Z kolei jeśli nasze zakupy od dostawcy zagranicznego będą sporadyczne i mamy na głowie wiele innych spraw, może się okazać, że lepiej jest płacić za cenę z dostawą do magazynu i po odprawie celnej (DDP). Warunki dostaw będą też zależeć od możliwości dostawcy – np. czy ma możliwość organizacji transportu do naszego magazynu czy też odprawy celnej towaru. Ważne jest, żeby kupiec zdawał sobie sprawę z istnienia Incoterms i stosował je stosownie do okoliczności.

Więcej o warunkach dostaw można znaleźć tutaj.

Specyfikacja otwarta to taka, którą jest w stanie dostarczyć więcej niż jeden dostawca. Z drugiej strony specyfikacja zamknięta, to taka, której podołać może tylko jeden oferent.

Oczywiście, specyfikacja zamknięta jest rozbieżna z potrzebami kupca. Nikt z nas chyba nie chciałby być w sytuacji, kiedy nie mamy wyboru i musimy korzystać z usług dostawcy, na którego łaskę jesteśmy skazani. Oczywiście, kupiec nadal ma do swojej dyspozycji narzędzia, za pomocą których może próbować w takiej sytuacji swoje cele osiągnąć, ale jeśli wśród dostawców nie ma konkurencji, to zadanie stojące przed kupcem będzie przecież znacznie trudniejsze. Dodajmy do tego fakt, że w sytuacji skrajnej firma nasza może ryzykować swoją reputację (chyba nikt nie chciałby, żeby o jego firmie pisano w gazetach jako o tej, która ustawia przetargi), i widać jasno, że używanie w postępowaniach ofertowych specyfikacji zamkniętych jest praktyką nieopłacalną.

Może zdarzyć się też tak, że nasza specyfikacja pozornie wygląda na otwartą, ale przy bliższej analizie może się okazać, że nadal tylko wąska grupa dostawców jest w stanie jej powołać. Np. przy pozyskiwaniu aut służbowych jednym z parametrów technicznych są wąskie widełki wymiarów auta, pojemności skokowej silnika czy też niestandardowych elementów wyposażenia. Rolą i obowiązkiem kupca jest w takiej sytuacji dialog z twórcą specyfikacji i próba zrozumienia, z czego wynikają jego określone wymagania. Idealnie byłoby gdyby kupiec w tworzeniu specyfikacji uczestniczył (jeszcze lepiej, jeśli robi to po szybkim rozeznaniu sytuacji rynkowej). Może on wówczas wpływać na pozostałych uczestników procesu jej tworzenia i zadbać o to, aby w tymże procesie kreatywność i łatwość generowania potrzeb była zrównoważona przez analizę ekonomiczną.

Podczas jednego z wykładów, jakie prowadziłem tydzień temu na wrocławskiej Wyższej Szkole Bankowej, wywiązała się dyskusja na temat informowania dostawców, których oferty zostały w postępowaniu odrzucone, o wynikach. Padło m.in. pytanie, co zrobić w sytuacji, kiedy dostawca, którego właśnie informujemy o niepowodzeniu, powie nam, że ma dla nas jeszcze lepszą ofertę. Negocjować z nim dalej, czy nie?

Istnieje kilka powodów, dla których uważam, że na takie sygnały ze strony dostawcy nie należy reagować:

1. W dobrze przeprowadzonym postępowaniu ofertowym dostawcy mają wystarczająco dużo czasu, żeby przeanalizować przedmiot postępowania, swoje koszty i uwarunkowania i zaproponować najkorzystniejsze oferty w trakcie tegoż postępowania. Ja osobiście, słysząc w takiej sytuacji, że dostawca nagle ma dla nas „jeszcze lepszą ofertę” podejrzewałbym, że próbuje on wszelkimi sposobami oddalić od siebie moment porażki. Nie ma w tym nic złego, w końcu pracował on ciężko, żeby postępowanie ofertowe wygrać; może też obawiać się reakcji swoich przełożonych lub być pod presją wyników, której efektem będzie taka jego reakcja. Nie zmienia to jednak faktu, że jest mało prawdopodobne, że jest on nam w stanie złożyć nam na tyle dobrą ofertę, żeby zmienić naszą decyzję (lub próbuje „kupić” nasze zamówienie – tzn. składa ofertę tylko po to, żeby pozyskać nasze zamówienie, ale przy pierwszej okazji będzie starał się zarobić na nas dodatkowe pieniądze w inny sposób).
2. Kupiec nie podejmuje raczej decyzji o wyborze konkretnej oferty pod wpływem impulsu, ale wnikliwej i systematycznej analizy. Nie warto moim zdaniem zaprzepaszczać wielu godzin swojej pracy tylko dlatego, że dostawca nagle sięga po „królika z kapelusza”.
3. Nawet w sytuacji, kiedy dostawca rzeczywiście jest w stanie przedstawić nam tańszą ofertę, a nie robił tego wcześniej, aby w swoim mniemaniu nie proponować nam zbyt wiele od razu, miałbym poważne wątpliwości co do tego, czy mogę takiemu partnerowi handlowemu zaufać. Nie chciałbym raczej nadmiernie polegać na kimś, kto szuka każdej okazji, żeby mnie przechytrzyć. Wolę współpracę z dostawcami, którzy preferują w biznesie partnerstwo. Np. z tym, którego ofertę wybrałem na zakończenie postępowania.

Osobiście w takich sytuacjach dziękuję dostawcy za sygnał, że może być on jeszcze bardziej konkurencyjny i zapraszam go do oczekiwania na następne postępowanie, w którym będzie on mógł ponownie przekonać mnie, dlaczego jego oferta jest najlepsza.

Miałem ostatnio okazję uczestniczyć w negocjacjach kontraktu na usługi logistyczne. Ogólnie można by je podsumować jako “standardowe negocjacje”, gdyby nie pewien epizod pod koniec.

Łukasz, który był głównym negocjatorem po stronie kupującego, jest na ogół dość wyważony i rozsądny. Pracuje w firmie już wiele lat i bardzo dobrze zna potrzeby logistyczne firmy, jak również rynek tychże usług. Tym bardziej więc zaskoczył mnie (a na pewno kontrahentów, z którymi negocjował) w momencie, kiedy już wszyscy byli myślami w domu. Otóż po omówieniu wszystkich kwestii, będących przedmiotem negocjacji, po ustaleniu warunków handlowych, całego systemu rabatów, zniżek, konkurencyjnego terminu płatności i paru innych drobiazgów, które były dla niego ważne, Łukasz stał się chciwy. Być może popchnęło go do tego dość ugodowe stanowisko, prezentowane przez firmę logistyczną, z którą negocjowaliśmy. Może doszedł do wniosku, że za nisko mierzył, skoro na wszystko się tak łatwo zgadzają. Dość, że w momencie, kiedy powinniśmy podziękować sobie i umówić się na podpisanie umowy, Łukasz zapytał drugą stronę czy aby zamknąć negocjowany kontrakt byliby skłonni zapłacić nam dużą kwotę pieniędzy (ok. 5% wartości kontraktu) w formie premii za podpisanie umowy (płatnej z góry). Po minach logistyków widziałem, że nie tylko nie mają takich planów, ale że zastanawiają się, czy z tej umowy w ogóle coś wyniknie. Na szczęście udało się nam tę kwestię załagodzić i wyjaśnić, że firma operowała w ten sposób “w przeszłości”.

Przy zamykaniu negocjacji można poprosić drugą stronę o drobne ustępstwo – coś, co stanowi stosunkowo niewielką wartość w kontekście całkowitego przedmiotu negocjacji, ale pozwoli nam lepiej zaprezentować wynik negocjacji wewnętrznie. Jednak próby wprowadzania na tym etapie zasadniczych zmian do wypracowanego porozumienia są skazane na niepowodzenie i niosą ze sobą ryzyko zniszczenia całego wyniku negocjacji. Każdy, kto ma takie zakusy powinien spróbować wczuć się w sytuację drugiej strony. Jak czuje się ktoś, kto myśli, że właśnie domyka umowę, nad którą długi czas pracował, gdy nagle słyszy, że druga strona chce nowych ustępstw?