Postępowania ofertowe często oceniane są tylko na podstawie kryterium ceny. Nie ma w tym nic złego i w określonych okolicznościach jest to jak najbardziej uzasadnione. Jeśli chcemy nabyć towar lub przedmiot ogólnie dostępny, którego parametry wyznacza rynek, a w dodatku nie zależy nam na czasie, to cena będzie podstawowym kryterium wyboru. Może tak być np. w sytuacji, kiedy rozstrzygamy postępowanie ofertowe na dostawy kruszywa lub piasku do budowy dróg.

Z drugiej zaś strony często kupiec znajduje się w sytuacji, kiedy branie pod uwagę jedynie ceny nie wystarczy. Np. w poszukiwaniach części zamiennej do maszyny, która uległa awarii (a jednocześnie jest pilnie potrzebna), analizujący oferty będzie przyglądał się równie poważnie, jeśli nie poważniej, czasowi realizacji zamówienia. Ma to zresztą sens ekonomiczny – kupiec musi tu wyważyć między podwyższonym kosztem ekspresowej dostawcy, a kosztem przestoju maszyny.

Na ogół im bardziej złożony przedmiot postępowania ofertowego, tym bardziej skomplikowana jego analiza, a co za tym idzie, kryteria wyboru. Zamówienie o wartości liczonej w setkach tysięcy złotych nie może i nie powinno być oceniane wyłącznie poprzez pryzmat ceny – głównie dlatego, że w takich przypadkach znacznie ważniejsze są inne aspekty, takie jak np. doświadczenie w realizacji podobnych projektów, rekomendacje od innych klientów, udzielany na wykonanie okres gwarancji, serwis powykonawczy i wiele innych. Oczywiście, cena nadal powinna być brana pod uwagę (w praktyce zakupowej zaleca się, aby miała ona wagę ok. 50-60%), ale powinny towarzyszyć je odpowiednie, dobrane pod kątem specyfiki przedmiotu zakupu kryteria jakościowe.

Faktem, który często zdaje się umykać analizującym, jest to, że w sytuacji, kiedy wygrywa wykonawca tani, ale niezdolny do realizacji projektu (co niestety na ogół wychodzi po czasie), dochodzi do większej niegospodarności niż w sytuacji, kiedy zostałaby wybrana oferta droższa, ale od wykonawcy z odpowiednim doświadczeniem. Nie dość bowiem, że zamawiający musi przystać na warunki cenowe droższego wykonawcy (bo najtańszy mu uciekł, albo sobie nie radzi), to realizacja projektu może i na ogół ulega opóźnieniu.