Od zawsze byłem zwolennikiem możliwie bezpośredniego kontaktu ze sprzedawcami. O wiele łatwiej jest wyczuć intencje dostawcy, wysondować jego motywy czy też dopytać o szczegóły w rozmowie twarzą w twarz, niż przez telefon; jeszcze trudniej (choć wiele osób próbuje) jest to osiągnąć komunikując się poprzez email. Chcę być tutaj dobrze zrozumiany: email jest bardzo cennym i przydatnym narzędziem komunikacji w dzisiejszym świecie, jednak nie do prowadzenia dialogu. Rozmowa “na żywo” jest tutaj zdecydowanie skuteczniejsza.

W praktyce kupieckiej często spotykam się z sytuacją, gdzie składanie ofert odbywa się za pomocą poczty elektronicznej. Czasem jest to inicjatywa sprzedawcy, znacznie częściej kupca. Powodów może być tutaj kilka:

• kupiec może się obawiać, że może źle zrozumieć lub zinterpretować jakiś element oferty w bezpośredniej rozmowie,
• kupiec może się obawiać, że dostawca celowo złoży ofertę w sposób nieprecyzyjny, żeby później mieć pewne pole manewru w negocjacjach,
• kupiec może wreszcie obawiać się, że bezwiednie zareaguje na ofertę (pozytywnie lub negatywnie), dając w ten sposób przewagę w późniejszych negocjacjach sprzedawcy.

Moim zdaniem jednak znacznie lepiej jest zaprosić sprzedawcę do przedstawienia oferty bezpośrednio, niż przesłanie jej emailem. Wystarczy odpowiednio się do tego przygotować i pamiętać o kilku zasadach:

• skontaktujmy się wcześniej z dostawcą/sprzedawcą i jasno zakomunikujmy mu, że oczekujemy na spotkaniu przedstawienia oferty w formie pisemnej,
• przygotujmy sobie wcześniej listę pytań/kwestii, na które odpowiedzi będziemy oczekiwać w przedstawianej ofercie i w czasie spotkania upewnijmy się, że takie odpowiedzi uzyskaliśmy,
• w czasie spotkania skupmy się całkowicie na zrozumieniu oferty i zadawaniu pytań, które wyjaśnią nam wszelkie wątpliwości, jakie możemy mieć; zachęcam wręcz do uprzedzenia dostawcy na początku spotkania, że jego celem jest uzyskanie pełnej jasności co do meritum oferty, a nie dyskusja nad jej atrakcyjnością,
• jeśli dostawca próbuje sondować naszą natychmiastową reakcję na ofertę, przypomnijmy mu, że nie to jest celem spotkania; przydatne mogą być stwierdzenia w stylu: “nie widzę tutaj nic, co rażąco odstawałoby od moich oczekiwań, ale w pełni będę mógł się wypowiedzieć dopiero po pełnej analizie oferty” lub “struktura oferty jest zbieżna z moimi oczekiwaniami, a co do jej wartości to będę mógł powiedzieć coś więcej po dokładnym zapoznaniu się z nią”.

Zaletą przyjmowania ofert bezpośrednio jest zarówno efektywność (wbrew pozorom zajmuje to mniej czasu niż otrzymanie oferty pocztą i późniejszy dialog mający na celu pełne jej zrozumienie) jak i możliwość lepszego wyczucia intencji sprzedawcy. Te mogą ujawnić się zarówno poprzez sygnały werbalne (łatwiejsze do wyłapania w bezpośredniej rozmowie), jak i niewerbalne (możliwe do wyłapania jedynie w bezpośredniej rozmowie).