Ocena dostawców

Wstęp

Jednym z ciekawszych praktycznych zagadnień w pracy kupca jest ocena dostawców. Można ją podzielić na dwa etapy:

– ocena dostawców przed rozpoczęciem współpracy (prowadząca do wyboru dostawcy); w literaturze anglojęzycznej ten rodzaj oceny określa się mianem supplier appraisal,

– ocena dostawców po nawiązaniu współpracy (mająca na celu obiektywny pomiar jakości usług dostawcy); ten rodzaj oceny w literaturze anglojęzycznej określa się najczęściej terminem vendor rating.

 

Ocena dostawców przed rozpoczęciem współpracy (wybór dostawców)

Przed wyborem dostawcy kupiec musi przeanalizować rynek danych produktów i usług (o rozpoznaniu rynku więcej tutaj), aby dokonać optymalnego wyboru. W tym celu potrzebne jest dokonanie:

  • analizy popytu (prognozowanej ilości potrzebnych towarów bądź usług w funkcji czasu),
  • analizy podaży, która polega na ocenie zdolności obecnych dostawców, jak również dostawców danych produktów lub usług, z którymi nie współpracujemy obecnie, a którzy dany produkt/usługę mogą dostarczyć,
  • analizy rynku – tutaj kupiec skupia się na obserwacji aktualnej sytuacji rynkowej: podaży poszukiwanego produktu, czynników rynkowych mogących mieć wpływ na podaż i popyt produktu, prognoz cenowych dla danego produktu.

W praktyce lwia część rozpoznania rynku jest przeprowadzana przez kupców w systemie ciągłym. Operując na danym rynku siłą rzeczy zbieramy i przetwarzamy informacje o nim, co ułatwia nam działanie w sytuacji, kiedy poszukujemy nowego produktu bądź usługi.

 

Poszukiwanie nowych dostawców

W dzisiejszych czasach mnogość źródeł, za pomocą których możemy poszukiwać nowych dostawców jest tak duża, że prawdziwym wyzwaniem dla kupca nie jest znalezienie dostawcy, ale wybór najlepszego dostawcy dla danego produktu. W poszukiwaniach dostawcy nowego produktu możemy się odwołać do następujących źródeł:

  • baza danych potencjalnych lub byłych dostawców naszej firmy (często jest to nie tyle baza danych co książka adresowa, nasza lub kolegów z działu),
  • sprzedawcy – są nieocenionym źródłem informacji i nader chętnie się nimi dzielą; wielu sprzedawców ma barwne kariery i w przeszłości mogli pracować dla dostawcy, który może być w kręgu naszych zainteresowań,
  • koledzy po fachu – z tej samej firmy, ale też z innych (np. koledzy z poprzedniej pracy),
  • katalogi dostawców, np. Panorama Firm,
  • gazety branźowe – w nich często reklamują się dostawcy z danej branży,
  • specjalistyczne serwisy internetowe (np. Alibaba.com) – pomocne przy poszukiwaniu dostawców zagranicznych,
  • targi – bardzo przydatne w uzupełnianiu wiedzy o dostawcach i rynku,
  • reklama bezpośrednia od dostawców – obarczona ryzykiem, że nie dotrze do nas w odpowiednim czasie (chyba, że ją archiwizujemy, chociaż nie znam wielu osób, które to robi).

 

Ocena kondycji finansowej dostawców

W dzisiejszych czasach ocena kondycji finansowej dostawcy jest stosunkowo łatwa. Większość informacji jest dostępna w internecie (na ogół odpłatnie), a w dodatku coraz więcej firm  musi publikować swoje dane finansowe z mocy prawa (np. spółki giełdowe). Ważnym jest, aby oceny kondycji finansowej potencjalnych dostawców dokonywać w pierwszym etapie selekcji i bezwzględnie eliminować tych, co do których mamy wątpliwości. Posiłkować też się możemy informacjami firm ubezpieczających ryzyko kredytowe, takich jak np. Euler Hermes lub Coface.

 

Wizyty u dostawców

Wizytowanie dostawców wskazane jest jedynie w sytuacji, kiedy zamierzamy kupować od dostawcy znaczną ilość towaru (powyżej 3% naszych ogólnych wydatków) lub produkt, jaki będziemy kupować cechuje wysoki stopień skomplikowania/ryzyka. Wizytować powinno się jedynie małą liczbę dostawców na ostatnim etapie procesu selekcji.

W trakcie wizyty u dostawcy, kupiec powinien skupić się przede wszystkim na ocenie:

  • parku maszynowego dostawcy (jakości oraz stanu technicznego),
  • zarządzania kluczowymi surowcami (jak są kupowane, czy dostawca wykorzystuje je w maksymalnym stopniu, jak duże są straty produkcyjne z nimi związane),
  • wielkości mocy przerobowych (czy dostawca będzie w stanie zrealizować nasz kontrakt),
  • doświadczenia i stopnia motywacji personelu (bardzo łatwe do ocenienia poprzez krótką rozmowę z kilkoma członkami załogi),
  • wiedzy operacyjno-technicznej i jakości kadry zarządzającej (stopnia, w jakim zarządzają podległym sobie zakładem).

Dobrą praktyką jest zaplanowanie wizyty w zakładzie z wyprzedzeniem i przedstawienie dostawcy ramowego planu wizyty, aby mógł się do niej przygotować. Stosownym jest w miarę możliwości przekazanie dostawcy przed wizytą ankiety zawierającej pytania z obszarów, jakie będziemy chcieli z nim omówić.

 

Ocena dostawców po nawiązaniu współpracy

Ten rodzaj oceny ma na celu pomiar jakości usług dostawców i porównanie ich między sobą. Na jej podstawie kupiec może potem podejmować decyzje w kwestii redystrybucji kontraktów lub, w sytuacji ostatecznej, o poszukiwaniu nowego dostawcy w miejce takiego, z którego usług nie jesteśmy zadowoleni.

Ocena ta skupia się na pomiarze następujących obszarów:

  • konkurencyjności cen – dokonywanej poprzez okresowe porównywanie ich z konkurencją (benchmarking),
  • jakości produktu – mierzonej najczęściej jako odsetek produktów dotkniętych defektami w ogólnej liczbie dostarczonych produktów,
  • realizacji dostaw – mierzonej jako odsetek dostaw lub produktów zrealizowanych we wcześniej uzgodnionym czasie dostawy.

 

W praktyce najczęściej oceny te wyrażane są w sposób numeryczny, które następnie są przeliczane na ogólny wynik liczbowy. Istotne jest tutaj, żeby kupiec odpowiednio zważył, które aspekty są dla niego najważniejsze w przypadku każdego produktu (cena, jakość czy terminowość dostaw).

Jakkolwiek ocena taka jest do pewnego stopnia subiektywna, pozwala ona nam na usystematyzowanie naszego portfolio dostawców i określeniu priorytetowych kierunków ich rozwoju.

 

4 thoughts on “Ocena dostawców”

  1. Daniel said:

    Ocenę prowadziła/prowadzi każda firma, w której miałem przyjemność pracować i poza aspektami, które Pan wymienił ocenie podlegają również czynniki korporacyjnne takie jak : profil firmy, certyfikaty (zbieżne z naszymi), polityki pro-społeczne, polityki energetyczne i wiele innych, które nie są warunkami handlowymi, w myśl zasady : “jeśli my możemy to i nasi dostawcy też” 🙂

    • Wojciech Biszta said:

      Myślę, że najważniejsze jest, aby kryteria oceny dostawców były przez kupca przemyślane i żeby była ona narzędziem, a nie odbębnianą raz na jakiś czas rutyną.

  2. Daniel said:

    Jesli można chciałbym się odnieść do “oceny dostawców po nawiązaniu współpracy”. Wszystko co przeczytałem zgodne jest oczywiście z prawdą jednak brakuje mi najważniejszego czynnika w ocenie dostawców po zawarciu umowy tj. roli użytkownika zwanego w różnych firmach także klientem wewnętrznym. W mojej teorii zakupów, Dział Zakupów to przede wszystkim dział usługowy dla pozostałych działów w przedsiębiorstwie co oznacza, że szukamy dostawców dla użytkownika wew., negocjujemy dla użytkownika i rekomendujemy rozwiązanie dla użytkownika (nigdy nie podejmujemy decyzji sami). Po podpisaniu ewentualnej umowyk, to użytkownik codziennie współpracuje z dostawcą (ewentualnie dział zaopatrzenia) i to on powinien być dla nas swojego rodzaju “encyklopedią” na temat relacji z dostawcą. Zaangażowanie użytkownika w proces oceny eliminuje zarzut “subiektywnej oceny”.

    Pozdrawiam
    Daniel (8 lat w zakupach) 🙂

    • Wojciech Biszta said:

      Ma Pan rację co do zaangażowania użytkownika w proces oceny. Proszę zwrócić uwagę, że z trzech kryteriów oceny dostawcy po nawiązaniu współpracy, dwa (jakość produktu i realizacja dostaw) niejako ze swej natury będą oceniane przez użytkownika, bo to on będzie na codzień miał styczność z dostawcą (jak słusznie Pan zauważył).

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.