Negocjacje handlowe – część 1

Wstęp

Ze względu na rozległość tematu, jakim są negocjacje handlowe, podzieliłem go na dwie części. Pierwsza z nich traktować będzie o procesie negocjacji i przygotowaniach do nich.

Zacząć należałoby od określenia, w jakich sytuacjach negocjacje są w ogóle potrzebne, czy też wskazane. Istnieje szereg sposobów, za pomocą których kupiec może osiągnąć swoje cele:

  • konkurs ofert (lub w wersji bardziej oficjalnej przetarg): kupiec określa warunki, na jakich potencjalni dostawcy powinni formułować oferty, po czym wybiera najlepszą (niekoniecznie najtańszą),
  • perswazja: ma na celu skłonienie dostawcy do przystania na nasze warunki, jednocześnie nie oferując mu nic w zamian,
  • poddanie się (odwrotność perswazji): przystanie na warunki podyktowane przez dostawcę,
  • zmuszenie: próba skłonienia dostawcy do zgody na nasze warunki pod groźbą “kary” z naszej strony (np. zmiany dostawcy),
  • targowanie się: np. spotkanie się “w połowie drogi”,
  • negocjacje.

Każda z tych metod ma zastosowanie w konkretnych sytuacjach i okolicznościach. Przed zastosowaniem każdej z nich kupiec powinien przeanalizować, na co może sobie w danej sytuacji pozwolić i co daje mu największe prawdopodobieństwo sukcesu.

Przygotowania do negocjacji

Do negocjacji dochodzi wówczas, kiedy obie strony dochodzą do wniosku, że próba znalezienia kompromisu jest w ich interesie. Aby do nich doszło, obie strony muszą przeanalizować swoje oczekiwania i określić, co muszą osiągnąć (cel negocjacyjny), jak również co są skłonne poświęcić w zamian (ustępstwa).

Przygotowania do negocjacji powinny być starannie zaplanowane i przemyślane. To, jak dobrze będziemy przygotowani będzie, oprócz sposobu prowadzenia negocjacji, jednym z zasadniczych czynników decydujących o sukcesie bądź porażce. W przygotowaniach do negocjacji dobrą praktyką jest zdefiniowanie sześciu zasadniczych obszarów:

  • nasze cele – lista rzeczy, które chcemy osiągnąć w negocjacjach; dla każdej z rzeczy umieszczonej na tej liście musimy określić stopień ważności dla końcowego efektu negocjacji; powinny się na niej znależć rzeczy które musimy osiągnąć (tzn. bez osiągnięcia których negocjacje zakończą się dla nas porażką) jak również rzeczy, które chcielibyśmy osiągnąć, ale jeśli nam się to nie uda to nadal możemy ostateczny wynik negocjacji uważać za udany; np. celem, który musimy osiągnąć może być cena, poniżej której nasze przedsięwzięcie będzie przynosić straty, podczas gdy celem, który chcielibyśmy osiągnąć, może być cena zapewniająca nam np. 20% zyskowność;
  • lista życzeń – dodatkowe rzeczy i oczekiwania, które “dobrze by było uzyskać”, innymi słowy warunki, jakie chcielibyśmy od drugiej strony gdyby zależało to tylko od nas (np. bardzo długi termin płatności, minimalny termin realizacji zamówienia, itp. ),
  • oczekiwania drugiej strony (dostawcy) – dobrze jest poświęcić taką samą ilość czasu, jaką zajęło nam sprecyzowanie własnych celów na przemyślenie, czego może oczekiwać druga strona: co jest dla dostawcy najważniejsze, a w jakich obszarach może on się zgodzić na ustępstwa;
  • dostępne informacje – staramy się tu jak najlepiej rozeznać się w sytuacji rynkowej, przeanalizować układ sił między nami i dostawcą, określić silne i słabe strony zarówno po naszej stronie jak i po stronie dostawcy, priorytety obu stron,
  • nasze ustępstwa – w jakich obszarach jesteśmy na nie skłonni? gdzie możemy ustąpić i co spodziewalibyśmy się uzyskać w zamian? jaką wartość mają nasze potencjalne ustępstwa dla drugiej strony?
  • strategia – najlepiej jest obrać w miarę prostą, a jednocześnie elastyczną strategię, jako że w miarę postępu negocjacji możemy uznać, że mylnie oszacowaliśmy oczekiwania i sytuację drugiej strony; zdecydowanie więcej czasu warto poświęcić analizie sytuacji niż opracowywaniu skomplikowanej strategii, która w dodatku może nas w negocjacjach ograniczać, jeśli nie będzie się sprawdzać w praktyce (będziemy skupiać się na realizacji strategii, zamiast osiągnięciu celów).

Przebieg negocjacji

O ile to możliwe, warto do negocjacji przystępować w grupach (min. 2, najlepiej 3 osoby). Jest to o tyle cenne, że niezwykle trudno jest jednocześnie prowadzić negocjacje, a jednocześnie skrupulatnie notować wszystkie rzeczy, jakie w ich trakcie zaobserwujemy (np. zachowania lub reakcje drugiej strony sugerujące, że skłaniają się ku nam lub wręcz przeciwnie). Drugi członek zespołu może też dać nam po prostu chwilę wytchnienia, jeśli negocjacje przeciągają się lub są szczególnie wyczerpujące.

Jeśli mamy możliwość negocjowania w grupie, to powinniśmy określić, kto jest w niej liderem (de facto prowadzącym negocjacje z naszej strony), kto będzie wspierał lidera poprzez podsumowywanie poszczególnych etapów, zadawanie dodatkowych pytań, a kto będzie obserwatorem. Rolą tego ostatniego jest przede wszystkim analiza zachowania drugiej strony, słuchanie i obserwowanie tego, co mają do powiedzenia (zarówno werbalnie jak i niewerbalnie) w celu późniejszego zrelacjonowania własnemu zespołowi. Obserwator z natury rzeczy mówi niewiele w trakcie negocjacji, ale jego spostrzeżenia mogą być kluczowe dla ostatecznego wyniku naszego zespołu.

Pierwszym etapem negocjacji jest dyskusja. W jej trakcie wymieniamy informacje z dostawcą, w celu lepszego poznania wzajemnej sytuacji i oczekiwań. Na tym etapie obie strony próbują nawzajem się wysondować, aby móc lepiej formułować propozycje w późniejszej fazie negocjacji. Warto skoncentrować się na rzeczowej dyskusji zamiast dać się ponieść emocjom. Niewskazane są (ani na tym, ani na żadnym innym etapie) próby przekrzyczenia drugiej strony, sarkazm i przekomarzanie się. Jest to ważne tym bardziej, że wszystko to będzie nam utrudniać znalezienie porozumienia w ostatecznej fazie.

W pewnym momencie dyskusji, o ile prowadzimy ją według powyżej opisanych reguł, dojdziemy do momentu kiedy strony zaczynają dawać sobie sygnały. Dochodzi do nich w momencie, kiedy dyskutowane pytanie lub kwestia spotyka się z reakcją drugiej strony (pozytywną lub negatywną). W tej sytuacji trzeba starać się podtrzymać dany wątek i starać się go zgłębić. Dobrze jest też sygnały odwzajemniać, zamiast oczekiwać ich jedynie od drugiej strony. Nie należy też postrzegać ich jako oznaki słabości – są raczej one oznaką elastyczności, bez której nasze negocjacje nie mają szans powodzenia. Sygnały wreszcie są zapowiedzią, że druga strona dojrzewa do wysłuchania propozycji.

O propozycji i dalszych etapach negocjacji więcej w części 2

1 thought on “Negocjacje handlowe – część 1”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.