Negocjacje handlowe – część 2

Propozycja

Aby nasze negocjacje posuwały się naprzód, jedna ze stron musi wyjść z propozycją.

Istotnym jest, aby nasza propozycja była realistyczna i nawiązywała do poznanych w fazie dyskusji oczekiwań drugiej strony. Powinna ona też odnosić się do wszystkich podnoszonych przed dostawcę kwestii. Struktura dobrej propozycji wygląda mniej więcej tak:

  • krótki wstęp,
  • propozycja,
  • uzasadnienie,
  • podsumowanie,
  • zaproszenie do odpowiedzi/reakcji.

Jeśli jakieś elementy naszej propozycji spotykają się ze zdecydowaną odmową drugiej strony, to powinniśmy w tym momencie włączyć do dyskusji nowe kwestie z naszej listy życzeń. Podobnie należałoby postąpić, gdyby nasza reakcja spotkała się z bardzo szybką pozytywną reakcją drugiej strony (oznacza to na ogół, że druga strona jest skłonna zaoferować więcej, niż przewidywała to nasza propozycja i nie należy tej okazji zmarnować).

Jeśli to druga strona składa nam propozycję, należy bezwzględnie jej wysłuchać do końca w milczeniu. Przerywanie drugiej strony w trakcie składania propozycji jest jednym z kardynalnych błędów w negocjacjach. Po wysłuchaniu, najlepiej jest poprosić o czas do namysłu i wykorzystać go na wypracowanie kontrpropozycji, która będzie dawała drugiej stronie to, czego oczekuje (wynikłe z jej propozycji), ale w taki sposób, który będzie najbardziej nam odpowiadał. Kontrpropozycja złożona bez namysłu jest o tyle gorsza, że składana pod wpływem impulsu rzadko odnosi się do wszystkich kwestii zawartych w propozycji, w rezultacie prowadząc do targowania się.

W czasie dyskutowania propozycji i kontrpropozycji należy pamiętać, że często to, co oferujemy musi być odpowiednio “opakowane”. Czasami ta sama rzecz może być zupełnie inaczej odbierana przez drugą stronę, w zależności od tego jak jest przedstawiona. Przeanalizujmy poniższy przykład:

Dostawcy zależy na zafakturowaniu pierwszej transakcji w bieżącym miesiącu, gdyż wiąże się z tym premia dla opiekującego się nami handlowca. My potrzebujemy towar dopiero za ok. 5 tygodni, ale jednym z naszych oczekiwań negocjacyjnych było wydłużenie terminu płatności z obecnych 30 dni do 60. Gdybyśmy po prostu przedstawili nasze oczekiwanie, nie proponując niczego w zamian, dostawca nie ma żadnej motywacji, żeby na nie przystać. Zamiast tego, “opakowujemy” nasz termin płatności mniej więcej tak: jeśli zgodzicie się na wydłużenie terminu płatności do 60 dni, jesteśmy złożyć pierwsze zamówienie przed końcem miesiąca. Możemy ponadto uzasadnić naszą propozycję właśnie tym, że nie potrzebujemy towaru jeszcze przez około miesiąc, ale żeby pójść dostawcy na rękę jesteśmy skłonni złożyć je z wyprzedzeniem, o ile nie będziemy na tym poszkodowani finansowo (stąd oczekiwanie wydłużenia terminu płatności o 30 dni).

Targi

Dla wielu kupców jest to ulubiony element negocjacji, jako że jest najbardziej zbliżony do tradycyjnej formy handlowania (do dziś praktykowanej w wielu krajach; w kulturze arabskiej np. odmowa targowania się jest traktowana jako afront w stosunku do sprzedawcy). Targi mają miejsce przez cały czas trwania negocjacji i nie są niczym innym, jak wymienianiem się poszczególnymi elementami negocjowanej umowy. Najważniejsze jest, abyśmy poszczególne ustępstwa na rzecz drugiej strony sprzedawali, a nie oddawali za darmo. Kluczowym pytaniem, na które musimy umieć odpowiedzieć w stosunku do każdego ustępstwa na rzecz drugiej strony, jest: co otrzymałem w zamian?

Bardzo istotne jest odpowiednie sformułowanie propozycji. Najskuteczniejsza jest tutaj formuła jeśli Ty zrobisz …, to ja zrobię …. Jej moc wynika z faktu, że najpierw formułujemy warunek, a potem dopiero składamy ofertę. Druga strona siłą rzeczy musi najpierw zastanowić się, czy jest skłonna oddać nam to, czego chcemy, zanim pomyśli o korzyści dla siebie.

W sytuacji, kiedy oczekiwania drugiej strony są wygórowane, należy przeciwstawić im stosownie wygórowaną cenę. Np. jeśli dostawca oczekuje od nas 3-dniowego terminu płatności, zamiast mówić mu, że jest to niemożliwe, powiedzmy, że jeśli zaoferuje on nam 20% procent rabatu od wcześniej wynegocjowanej ceny za wczesną płatność, to jesteśmy skłonni przystać na tak krótki termin płatności (oczywiście po wcześniejszej konsultacji z działem finansowym).

Zamknięcie negocjacji

W momencie, kiedy wszystkie kwestie zostały już ustalone, możemy pokusić się o próbę zamknięcia negocjacji. Można to zrobić np. w formie pytania testującego: Czy mogę rozumieć, że jeśli zgodzę się na ten warunek to osiągniemy porozumienie?

Jeszcze lepszym sposobem jest, przy zastosowaniu techniki jeśli Ty… to ja… – spróbować poprzez drobne ustępstwo zamknąć negocjacje. Można to zrobić np. w ten sposób:

Jeśli zgodzicie się na naszą propozycję, to jesteśmy gotowi złożyć pierwsze zamówienie w tym tygodniu.

Ustępstwo na tym etapie powinno być niewielkie i wynikać z naszych wcześniejszych przygotowań (lista ustępstw). Powinniśmy wystrzegać się w tym momencie chciwości i pamiętać też o liście naszych oczekiwań. Nawet jeśli negocjacje idą nam lepiej, niż przewidywaliśmy, nie oznacza to, że dostawca zgodzi się na wszystko, o czym zamarzymy.

Pamiętajmy o tym, żeby na koniec negocjacji podsumować wypracowany kompromis i wspólnie ustalić jak będziemy wprowadzać go w życie. Pożądany jest taki rezultat, kiedy obie strony są zadowolone z osiągniętego rozwiązania (win-win).

W trakcie negocjacji mogą pojawiać się sytuacje, kiedy stosowna byłaby przerwa:

  • dowiadujemy się o nowych okolicznościach, które mają wpływ na nasze oczekiwania wobec negocjacji,
  • uzyskujemy nowe, ważne informacje, których nie posiadaliśmy w fazie przygotowań,
  • czujemy, że potrzebujemy czasu na przeanalizowanie propozycji drugiej strony,
  • chcemy naradzić się z zespołem,
  • negocjacje przestają posuwać się naprzód i cały czas wracamy do tych samych punktów.

Nie powinniśmy obawiać się poprosić o przerwę, są one naturalnym elementem procesu negocjacji, a na dodatek druga strona też ich potrzebuje. Warto przed przerwą podsumować, co zostało już ustalone, a co jest nadal przedmiotem sporu.

Pozostaje tylko dodać, że obszar negocjacji ma najbogatszą ofertę szkoleniową na rynku ze wszystkich dziedzin związanych z zakupami. Warto w szkoleniach z zakresu negocjacji brać udział, ale żadne szkolenie nie zastąpi nam codziennej praktyki.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.