Jakościowa ocena zakupów

Jednym z najczęściej nurtujących kupca zagadnień jest kwestia oceny na ile negocjowane przez niego zakupy są konkurencyjne w odniesieniu do realiów rynkowych. Jakkolwiek nie istnieje absolutna metoda takowej oceny, kupiec ma do dyspozycji szereg narzędzi pozwalających mu zmierzyć swoje dokonania i trafność podejmowanych przez siebie decyzji.

Dla potrzeb poniższych rozważań dokonam dwóch umowych podziałów rodzaju dokonywanych zakupów:

  • ze względu na rodzaj pozyskiwanego produktu: na towary (commodities), czyli surowce lub produkty charakteryzujące się niskim stopniem przetworzenia i skomplikowania, których specyfikacja jest na ogół wyznaczana przez rynek (przykładami towarów mogą być: olej słonecznikowy, masło, pszenica dla potrzeb piekarniczych czy stal walcowana) oraz produkty o wysokim stopniu przetworzenia i skomplikowania, których specyfikacja jest określana przez dostawcę bądź nabywcę / kupca (przykładem produktu o wysokim stopniu skomplikowania może być napój energetyczny, sosy dla gastronomii czy też odbiornik GPS używany w produkcji telefonów komórkowych),
  • ze względu na rodzaj prowadzonej przez firmę kupca działalności, a co za tym idzie przeznaczenia pozyskiwanego dobra, na surowce i komponenty używane do dalszej obróbki (w przypadku firmy produkcyjnej) bądź surowce i komponenty przeznaczone do odsprzedaży bez dodatkowych modyfikacji (w przypadku firmy handlowej).

W sytuacji, kiedy pozyskiwane są towary, głównym wyznacznikiem trafności dokonywanych zakupów są indeksy rynkowe. Stanowią one wskazówkę dla kupca, kiedy negocjować długoterminowe kontrakty (wskazane, kiedy na rynku występuje trend zniżkowy lub stagnacja, najczęściej spowodowane przewagą podaży nad popytem), a kiedy dokonywać zakupów krótkoterminowych (zalecane w sytuacji, gdy ceny wykazują tendencję zwyżkową, co może wynikać z przewagi popytu nad podażą lub ze szczególnej sytuacji rynkowej, np. ograniczenia w obrocie danym towarem, wyjątkowe warunki pogodowe tj. susza lub powodzie). Indeksy rynkowe są jednocześnie punktem odniesienia dla kupca z perspektywy czasu, kiedy chce on ocenić trafność podjętych uprzednio decyzji. Jeśli wynegocjowana przez niego umowa pozwoliła ustalić cenę na uśrednionym poziomie rynkowym lub poniżej tegoż poziomu, decyzję zakupową należy ocenić jako trafną. Jeśli natomiast wynegocjowana przez kupca cena w znacznym stopniu przewyższała w badanym okresie czasu uśrednioną cenę rynkową, decyzja zakupowa powinna być poddana wnikliwej analizie. Nie musi to oznaczać, że kupiec wykonał swoją pracę niestarannie, ale ważnym jest, aby zastanowił się on nad motywami swojej decyzji i wyciągnął z niej wnioski na przyszłość.

W przypadku produktów o wysokim stopniu skomplikowania bardzo trudno jest oprzeć się o dane rynkowe. Kupiec przy pewnej dozie wysiłku może próbować dokonać syntezy kosztu wytworzenia danego produktu, ale im bardziej produkt jest skomplikowany, tym to zadanie okaże się trudniejsze, a często niewykonalne. W tej sytuacji najlepszym narzędziem kupca będzie analiza porównawcza, tzw. benchmarking. O narzędziu tym szerzej tutaj. W dużym skrócie, analiza porównawcza polega na zebraniu informacji / ofert od kilku dostawców, w celu dokonania obiektywnej oceny, na ile konkurencyjny jest pozyskiwany przez nas produkt. Innym wskaźnikiem, które może być stosowane przy ocenie zakupów w tej grupie produktów jest właściwy wskaźnik inflacji, tj. pożądaną sytuacją jest taka, kiedy cena produktu rośnie wolniej niż inflacja (lub nie rośnie w ogóle). Niekorzystna będzie z kolei sytuacja, gdy cena produktu rośnie szybciej niż wskaźnik inflacji.

Z kolei jeśli bierzemy pod uwagę przeznaczenie pozyskiwanych dóbr, kupiec ma do dyspozycji następujące wskaźniki:

– w przypadku działalności produkcyjnej podstawowym wskaźnikiem kupca będzie zakładany budżet produkcyjny; będzie on wyznaczał minimum, jakie kupiec musi osiągnąć w negocjacjach z dostawcami, co nie oznacza oczywiście, że kupiec powinien się do tego minimum ograniczać; w sytuacji np. kiedy w budżecie produkcyjnym założono cenę danego produktu na poziomie 10 zł za sztukę, a kupiec jest w stanie w danej sytuacji rynkowej osiągnąć cenę 9,50 zł za sztukę, oczywiście powinien zakontraktować niższą cenę, wykazując w rezultacie oszczędność wobec budżetu na poziomie 0,50 zł za sztukę;

– w sytuacji, kiedy pozyskujemy towary do odsprzedaży bez dalszego przetwarzania, krytycznymi wskaźnikami będą szacowana przez firmę cena sprzedaży, tj. maksymalna cena, za jaką firma jest w stanie produkt odsprzedać w połączeniu z zakładanym poziomem zyskowności; dla przykładu, firma pozyskuje produkt, który chce następnie odsprzedawać dalej z zyskiem 10%; jednocześnie firma oszacowała, że jest w stanie sprzedać ten produkt za nie więcej niż 22 zł; w tej sytuacji maksymalną ceną, za jaką może ona dany produkt pozyskać będzie 20 zł (22 zł minus zakładany zysk 10%).

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.